Digitala signaturer — när kan de användas?
Handskrivna signaturer på papper
När man ser tillbaka på hur besvärligt det har varit genom åren att underteckna officiella dokument kan man inte låta bli att bli förbryllad. Varför tog det så lång tid innan vi fick ett fungerande system för digitala signaturer?
Det traditionella sättet att underteckna kontrakt och liknande dokument på papper är relativt komplicerat. Om det handlar om ett avtal måste du förbereda så många kopior som det finns parter, och kopiorna måste givetvis vara identiska. Då måste ett möte ordnas för parterna att träffas, underteckna och utbyta dokument. Alternativt kan dokumenten skickas per post för underskrift och retur. Allt detta är både tidskrävande och kostsamt. Dessutom finns det flera element av osäkerhet.
Ibland hävdar någon att en signatur på ett pappersdokument är förfalskad. Detta leder ofta till tvister, och i värsta fall måste originaldokumentet skickas till Riksmedicinska centralen i Linköping för kontroll. Denna process tar vanligtvis tid och är inte alltid framgångsrik.
När avtalet har undertecknats av alla parter måste originaldokumentet lagras säkert. Det finns risk för att ett pappersdokument kan gå förlorat eller skadas under lagring. I värsta fall kan dokumentet falla i fel händer.
Med digital signering försvinner många av dessa traditionella problem.
Digital signering
Digital signering används på samma sätt som traditionella handskrivna signaturer, vilket gör det möjligt för en användare att utföra rättsliga handlingar på ett juridiskt bindande sätt, till exempel ingå avtal, utfärda lånedokument, underteckna årsbokslut, göra ansökningar eller lämna in certifikat.
En digital signatur är osynlig och består av elektronisk information som tolkas av en dator. Det kan skapas på olika sätt, men det vanligaste för företag och privatpersoner är genom en fristående signeringstjänst, till exempel vår digitala plattform Legal Buddy, där signering sker via BankID. Under signeringsprocessen skapas ett unikt certifikat för signaturen och kopplas till signeraren. Detta möjliggör verifiering efteråt av vem som undertecknade och vad som undertecknades. Fördelen jämfört med traditionella papperssignaturer är att en tredje part — oberoende av signeraren — kan hjälpa till att verifiera signaturens äkthet.
Tjänster för digitala signaturer
Flera företag erbjuder digital signering. Vår plattform Legal Buddy, till exempel, tillhandahåller signering via Egreement. Signerade dokument lagras på säkra servrar med backup, och kunder och avtalsparter har kontinuerlig tillgång till sina avtal.
Det finns inget officiellt register över leverantörer av digital signering. Post- och telestyrelsen (PTS) övervakar dock tjänster om det finns misstankar om att de inte följer EU-förordning nr 910/2014 om elektronisk identifiering och betrodda tjänster (eIDAS), som bland annat syftar till att säkerställa användningen av elektroniska signaturer i hela EU.
De flesta större leverantörer av e-signaturer är välrenommerade, men innan du registrerar dig för en digital signaturtjänst bör du verifiera att leverantören har resurser att skapa, verifiera och validera elektroniska signaturer, lagra signerade dokument och ge support om en digital signatur senare utmanas. Det är lämpligt att granska leverantörens allmänna villkor, eftersom dessa kan innehålla breda ansvarsbegränsningar som kan förhindra ersättning om något går fel. Kontrollera också om leverantören är baserad i Sverige eller ett annat land, eftersom tvister med ett utländskt företag kan vara svåra att lösa. Se till att leverantören har en robust personuppgiftsbehandling i enlighet med GDPR.
Särskild försiktighet behövs vid val av signeringstjänst om dokumenten involverar parter i andra länder än Sverige. Reglerna om vad som kan signeras digitalt kan skilja sig åt mellan länder och hur sådana dokument ska hanteras. För en svensk enhet rekommenderas därför att tillämpa svensk lag och svenska domstolar där så är möjligt.
Kan alla avtal signeras digitalt?
Praktiskt taget alla avtal och dokument som kräver underskrift kan signeras digitalt i Sverige, men det finns undantag. En allmän tumregel är att om det inte finns något uttryckligt lagkrav på att ett dokument ska upprättas skriftligen, undertecknas eller bevittnas, bör digital signering vara möjlig.
Nedan finns en lista över gemensamma avtal och dokument och hur de kan undertecknas. Tänk på att lagstiftningen inte alltid har hållit jämna steg med digital signering, eftersom många lagar antogs långt innan digitala signeringssystem fanns, och rättspraxis utvecklas fortfarande. Denna lista kan därför bli föråldrad i framtiden.
För närvarande tillåtet för digital signering:
- Kontrakt för köp, utbyte eller gåva av lös egendom
- Preliminära avtal och avtal om hyresrätt (men inte överlåtelser)
- Hyresavtal (både bostäder och kommersiella)
- Förlikningsavtal
- Andra fullmakter än framtida fullmakter, t.ex. rättegångsfullmakter
- Teckning av aktier
- Mötesprotokoll och årsredovisning
- Skattedeklarationer till Skatteverket
För närvarande inte tillåtet för digital signering:
- Kontrakt för köp, utbyte eller gåva av fastigheter eller bostadsrätt (köphandlingar och kontrakt)
- Hyresbidrag, servitut och användningsavtal som ska registreras i fastighetsregistret
- Testamente och uppdelning av egendom
- Framtida fullmakter och äktenskapsavtal
- Aktiecertifikat, teckningsoptioner, optioner och konvertibler
- Fastighetsmäklarnas uppdrags- och depositionsavtal
Äntligen
Lagen utvecklas och i framtiden kan all dokumenthantering ske digitalt. Vi är inte där än. Lagstiftningen har inte helt kommit ikapp tekniken, och tekniska utmaningar, såsom datasäkerhet, behöver fortfarande åtgärdas.
På LegalWorks strävar vi efter att ligga i framkant när det gäller digital dokumenthantering, inklusive e-signaturer. Om du har några frågor är du välkommen att kontakta oss på info@legalworks.se.
.jpg)
